استيراد جهات الاتصال وتصديرها عبر Excel
نظرة عامة
يمكن إضافة جهات الاتصال والمجموعات واحدة تلو الأخرى أو دفعة واحدة من Excel. يستخدم العمل الجماعي أربعة مسارات، كل منها في الصفحة التي تعيش فيها سجلاته:
| المسار | الصفحة | ما يغيّره |
|---|---|---|
| استيراد المجموعات | إضافة مجموعات ← الاستيراد من Excel، أو لصق قائمة | ينشئ مجموعات، ولا يلزم وجود جهات اتصال |
| استيراد / تحديث جهات الاتصال | إضافة جهات اتصال / موظفين ← استيراد / تحديث جهات الاتصال، أو لصق قائمة | ينشئ جهات الاتصال ويحدّثها ويحدد مجموعاتها النهائية، والقائمة تضيف جهات اتصال جديدة فقط |
| إضافة جهات اتصال إلى مجموعة | إضافة جهات اتصال / موظفين | يضيف جهات اتصال إلى مجموعة واحدة مختارة، وتبقى المجموعات الأخرى |
| تصدير جهات الاتصال الحالية | جهات الاتصال / الموظفون | ينزّل جهات الاتصال والحقول المخصصة والمجموعات للتعديل وإعادة الرفع |
يُفحص كل ملف مرفوع وتُعرض معاينته أولًا. لا يُحفظ أي شيء حتى تؤكد المعاينة، ويتحقق الخادم من كل صف مرة أخرى عند التأكيد.
إضافة السجلات واحدًا تلو الآخر
- إضافة جهة اتصال واحدة في صفحة إضافة جهات اتصال / موظفين: البريد الإلكتروني وحده مطلوب. حدد مجموعات جهة الاتصال إن وجدت، واملأ أي حقول مخصصة.
- إضافة مجموعة واحدة في صفحة إضافة مجموعات: الاسم وحده مطلوب. اترك الرمز فارغًا لإنشائه من الاسم.
الترتيب الموصى به
- أنشئ مجموعاتك، واحدة تلو الأخرى أو من خلال استيراد المجموعات.
- نزّل قالب جهات اتصال جديدًا. يسرد القالب المجموعات الموجودة وقت إنشائه.
- املأه وارفعه من خلال استيراد / تحديث جهات الاتصال، وراجع المعاينة ثم أكّد.
لا ينشئ مصنف جهات الاتصال أبدًا مجموعة لا يعرفها، لذا أنشئ المجموعات الناقصة أولًا. وحدها لصق قائمة يمكنها إنشاؤها، عندما تختار إنشاء المجموعة.
استيراد المجموعات
مصنف المجموعات ورقة واحدة بلغة واجهتك فيها عمودان: اسم المجموعة (مطلوب) والوصف. لا تُكتب الرموز أبدًا: تحصل كل مجموعة جديدة على رمزها تلقائيًا، ويحفظ التأكيد ما راجعته تمامًا. عندما يحمل الصف اسم مجموعة موجودة (دون اعتبار لحالة الأحرف)، اختر الإبقاء على الموجود (تخطٍّ) أو تحديثها أو الإبلاغ عنها كمشكلة. يحفظ التحديث اسم الصف ووصفه فقط.
لإنشاء مجموعات بأسمائها فقط، استخدم لصق قائمة في صفحة إضافة مجموعات بدلًا من ملف: اسم في كل سطر، حتى 1000 سطر. تُفحص القائمة وتؤكَّد كالمصنف، ولا تتيح إلا الإبقاء على الموجود (تخطٍّ) أو الإبلاغ عنها كمشكلة، وتذكر مراجعتها كل مشكلة برقم سطرها.
استيراد / تحديث جهات الاتصال
لإضافة جهات اتصال ببريدها الإلكتروني فقط، استخدم لصق قائمة في صفحة إضافة جهات اتصال / موظفين: بريد في كل سطر، ويمكن أن تليه فاصلة أو فاصلة منقوطة أو فاصلة عربية أو مسافة جدولة ثم اسم مجموعة واحدة، حتى 1000 سطر. قبل الفحص تختار ما يحدث عندما لا توجد المجموعة المذكورة: إنشاؤها، أو إضافة جهة الاتصال دون مجموعة، أو رفض السطر. لا تغيّر القائمة أي جهة اتصال موجودة، لذا لا تتيح إلا الإبقاء على الموجود (تخطٍّ) أو الإبلاغ عنها كمشكلة.
يحدد البريد الإلكتروني جهة الاتصال: البريد الجديد ينشئ جهة اتصال، والبريد الموجود يُحدَّث عند اختيار تحديثها. المصنف ورقة واحدة بلغة واجهتك فيها صف لكل جهة اتصال: البريد الإلكتروني (مطلوب وعليه نجمة حمراء)، والحقول الأساسية الخمسة الأخرى، والحالة، وعمود لكل حقل مخصص نشط يحمل اسمه، والمجموعات. تُختار قيم الحالة ونعم / لا والخيارات من قوائم منسدلة، ولا حاجة إلى أي رموز. تسرد خلية المجموعات مجموعات جهة الاتصال بأسمائها، اسمًا في كل سطر، وتصبح مجموعاتها النشطة النهائية، وتبقى العضوية في المجموعات غير النشطة.
أمثلة عملية:
| قبل | ما يسرده المصنف | بعد |
|---|---|---|
| أحمد في Sales | أحمد مع HR | أحمد في HR (أُزيلت Sales) |
| منى في Sales وHR | منى بخلية مجموعات فارغة | منى بلا مجموعات |
| سارة في Sales | سارة غير موجودة في الملف | سارة دون تغيير |
إذا كانت إحدى المجموعات في خلية جهة الاتصال غير صالحة، تحتفظ جهة الاتصال بمجموعاتها الحالية بدلًا من تغييرها جزئيًا، ويمكن مع ذلك حفظ تغييرات حقولها الصالحة.
إضافة جهات اتصال إلى مجموعة
اختر المجموعة المستهدفة في الصفحة، ثم نزّل قالبها وارفع القائمة. القالب ورقة واحدة بلغة واجهتك فيها أعمدة جهة الاتصال الستة (البريد الإلكتروني وحده مطلوب)، وتُذكر المجموعة باسمها في تعليماته. تُضاف جهات الاتصال إلى تلك المجموعة ولا تُزال أي عضوية أخرى: أحمد في HR مع اختيار مجموعة Sales ينتج HR وSales. يُبلَّغ عن الأعضاء الحاليين بأنهم موجودون في المجموعة بالفعل، وتصبح عناوين البريد الجديدة جهات اتصال نشطة جديدة.
التصدير وإعادة الرفع
ينزّل تصدير جهات الاتصال الحالية جهات الاتصال مع حقولها المخصصة ومجموعاتها، مع إمكانية التضييق ببحث أو بمجموعة. ويتطلب صلاحيتي عرض الدليل وتصدير الاستجابات. عدّل الملف وارفعه من خلال استيراد / تحديث جهات الاتصال. ولأن المجموعات المدرجة تصبح نهائية، يؤدي حذف اسم من خلية المجموعات إلى إزالة تلك العضوية؛ راجع المعاينة قبل تأكيد التحديثات الجماعية.
أوضاع الاستيراد
- الكل أو لا شيء: أي مشكلة تعني عدم استيراد أي شيء.
- جزئي: تُرفض الوحدة المتأثرة فقط ويُستكمل الباقي.
- استيراد المجموعات: تُرفض الصفوف التي فيها مشكلة فقط.
- استيراد / تحديث جهات الاتصال: يرفض صف جهة الاتصال غير الصالح تلك الجهة وتغييرات مجموعاتها، وتحتفظ مجموعة العضويات غير الصالحة بالمجموعات الحالية مع حفظ تغييرات الحقول الصالحة، وتستمر جهات الاتصال الأخرى.
- إضافة جهات اتصال إلى مجموعة: لا يمنع صف غير صالح بقية الصفوف.
الحدود أثناء الاستيراد
تتحقق عمليات الاستيراد من الحدود نفسها التي يتحقق منها الإدخال اليدوي قبل كتابة أي شيء. تُعرض في المعاينة الصفوف التي تتجاوز جهات الاتصال / الموظفون أو مجموعات جهات الاتصال أو حد 100 جهة اتصال لكل مجموعة، وفي وضع الكل أو لا شيء توقف الملف بأكمله. تشمل المجموعات حتى 100 جهة اتصال لكل مجموعة دون أي تكلفة إضافية.
مصنفات الأخطاء
عند وجود مشكلات، نزّل مصنف الأخطاء. في كل المسارات يكون المصنف نفسه ذا الورقة الواحدة بلغة واجهتك مع عمود تصحيحات مطلوبة (بعد الحالة لجهات الاتصال، وبعد الملاحظات عند الإضافة إلى مجموعة، وبعد الوصف للمجموعات)؛ يحتفظ وضع الكل أو لا شيء بكل الصفوف، والوضع الجزئي بالصفوف التي بها مشكلات فقط. صحّحه ثم ارفعه مرة أخرى. لا يستطيع تنزيله إلا الشخص الذي رفع الملف، وتنتهي صلاحيته بعد وقت قصير.
قواعد الملفات
- ملفات
.xlsxفقط، بحجم يصل إلى 10 ميجابايت و50,000 صف بيانات. - دون وحدات ماكرو أو صيغ في الخلايا أو مراجع خارجية، وتُرفض الملفات التي تحتوي عليها.
- تكتب المصنفات المنزَّلة كل قيمة كنص أو كقيمة من نوعها، ولا تكتبها أبدًا كصيغة.