جهات الاتصال / الموظفون
نظرة عامة
يحتفظ دليل جهات الاتصال / الموظفين بالأشخاص الذين تتعامل معهم مؤسستك: الموظفين أو العملاء أو الأعضاء أو أي جمهور آخر. دليل كل مؤسسة خاص بها. يمكن تنظيم جهات الاتصال في مجموعات اختيارية ووصفها بحقول مخصصة اختيارية.
الحقول الأساسية الستة
| الحقل | عمود Excel | مطلوب |
|---|---|---|
| البريد الإلكتروني | نعم | |
| الاسم | DisplayName | لا |
| الهاتف | Phone | لا |
| رقم الموظف | ReferenceCode | لا |
| المسمى الوظيفي | JobTitle | لا |
| ملاحظات | Notes | لا |
البريد الإلكتروني وحده مطلوب، وتكون جهة الاتصال التي لها بريد إلكتروني فقط صالحة. البريد الإلكتروني فريد داخل مؤسستك، بما في ذلك جهات الاتصال غير النشطة.
المجموعات
المجموعة تجمع جهات اتصال تحت اسم، مثل قسم أو فريق أو فرع أو مشروع أو دفعة مراسلة أو فعالية. المجموعات اختيارية: يمكن أن تنتمي جهة الاتصال إلى صفر أو مجموعة واحدة أو عدة مجموعات، ولا تُفرض مجموعة افتراضية أبدًا. أما كل جهات الاتصال فهو اختيار ديناميكي لكل جهة اتصال نشطة، وليس مجموعة. رموز المجموعات ثابتة، لذا تستمر المصنفات وعوامل التصفية في العمل عند إعادة تسمية مجموعة.
الحقول المخصصة
يسجل الحقل المخصص قيمة واحدة لكل جهة اتصال، مثل القسم أو الفرع أو الدرجة أو المنطقة. الأنواع المتاحة: نص ورقم وتاريخ ونعم / لا واختيار واحد. لا يكون أي حقل مخصص مطلوبًا. يمكن لمؤسستك افتراضيًا الاحتفاظ بـ 5 حقول مخصصة، ويمكن لمسؤول المنصة ضبطها من 0 إلى 10 لمؤسستك. هذه السعة إعداد تقني وليست حدًا في الخطة.
المجموعات مقابل الحقول المخصصة
المجموعات والحقول المخصصة مستقلة. استخدم المجموعة لاختيار أشخاص معًا، مثل كل المدعوين إلى فعالية. واستخدم الحقل المخصص لتسجيل سمة، مثل درجة كل شخص. الانضمام إلى مجموعة لا ينشئ حقلًا مخصصًا ولا يتطلبه ولا يملؤه، ولا يفرض المنتج أيًا من الخيارين.
حدود الخطة
| الحد | ما يحتسبه |
|---|---|
| جهات الاتصال / الموظفون | جهات الاتصال النشطة |
| مجموعات جهات الاتصال | المجموعات النشطة |
تشمل المجموعات حتى 100 جهة اتصال لكل مجموعة دون أي تكلفة إضافية. تأتي هذه السعة مع كل مجموعة، وليست خيارًا منفصلًا ولا تُشترى أبدًا.
- جهات الاتصال / الموظفون = 0 تعني أن الدليل غير مشمول: تُخفى صفحاته ولا يمكن إنشاء أي شيء أو استيراده أو تصديره.
- مجموعات جهات الاتصال = 0 تعني الاحتفاظ بجهات الاتصال دون مجموعات. يُحتفظ بالعضويات الحالية وتُعرض للقراءة فقط.
- تتطلب مجموعات جهات الاتصال وعمليات إرسال البريد الإلكتروني وجود جهات اتصال، لذا يجب أن تشمل الخطة المخصصة التي تزيد فيها أي منهما عن الصفر جهات اتصال أيضًا.
عند بلوغ أي حد تبقى السجلات الحالية متاحة للعرض والتعديل والتصدير، ولا يُرفض إلا ما يتجاوزه من سجلات جديدة أو معاد تنشيطها. لا يحذف خفض أي حد جهات الاتصال أو المجموعات أو العضويات أبدًا. راجع حدود جهات الاتصال والتواصل لمعرفة القيم في كل خطة.
صفحات لوحة التحكم
| الصفحة | ما تقوم به | الصلاحية |
|---|---|---|
| جهات الاتصال / الموظفون | البحث في جهات الاتصال وتصفيتها وتعديلها وتعطيلها وتصديرها | عرض دليل جهات الاتصال |
| إضافة جهات اتصال / موظفين | إضافة جهة اتصال واحدة، واستيراد / تحديث جهات الاتصال، وإضافة جهات اتصال إلى مجموعة، أو لصق قائمة بريد إلكتروني | إدارة دليل جهات الاتصال |
| المجموعات | المجموعات مع عدد أعضائها | عرض دليل جهات الاتصال |
| إضافة مجموعات | إضافة مجموعة واحدة، أو استيراد المجموعات من Excel، أو لصق قائمة أسماء | إدارة دليل جهات الاتصال |
| حقول الموظفين | حقول النظام والحقول المخصصة والأرشفة والحذف والاستعادة | عرض دليل جهات الاتصال |
| إنشاء حقل موظف | إنشاء حقل مخصص | إدارة دليل جهات الاتصال |
لا تظهر صفحات المجموعات إلا عندما تكون مجموعات جهات الاتصال مشمولة في خطتك.
الصلاحيات
- عرض دليل جهات الاتصال يفتح صفحات القوائم.
- إدارة دليل جهات الاتصال تتيح إضافة جهات الاتصال والمجموعات والحقول المخصصة وتعديلها وتعطيلها واستيرادها وضبطها.
- يتطلب تصدير جهات الاتصال الحالية صلاحيتي عرض دليل جهات الاتصال وتصدير الردود معًا، ولا تكفي أي منهما وحدها.
الأمان
- تقتصر كل عملية قراءة وكتابة على مؤسستك، ولا يمكن أبدًا الإشارة إلى جهة اتصال أو مجموعة أو حقل مخصص يخص مؤسسة أخرى.
- يجب أن تكون المصنفات المرفوعة ملفات
.xlsxبحجم يصل إلى 10 ميجابايت، دون وحدات ماكرو أو صيغ في الخلايا أو مراجع خارجية. - المعاينات ومصنفات الأخطاء محمية، وتخص الشخص الذي رفع الملف، وتنتهي صلاحيتها بعد وقت قصير.
- يُكتب النص المصدَّر دائمًا كنص، لذا لا يمكن أن تعمل أي قيمة كصيغة في جدول البيانات.