حملات البريد للاستبيانات وقوالبها
تدعو حملات سيرفانتا فلو جهات اتصال مؤسستك للإجابة عن استبيان. جدولة الحملة ترسل الدعوات؛ ليست تسليم تقارير مجدولة. التقارير المحفوظة والمجدولة تبقى قريبًا.
تجهيز الدليل والصلاحيات
أنشئ أو استورد جهات الاتصال / الموظفين، ونظّم المجموعات وتحديثات Excel اختياريًا، وتأكد من وجود بريد صالح للمستلمين النشطين. تحتاج صفحات الحملات جهات الاتصال ورصيد إرسال بريد في الخطة. يتطلب العرض صلاحيات عرض حملات البريد والدليل والاستبيانات، وتتطلب التغييرات إدارة حملات البريد.
تجهيز قالب باللغتين
استخدم قالب منصة نشطًا أو أنشئ قالب مؤسستك باسم وموضوع ونص بالإنجليزية والعربية. تشمل المتغيرات المدعومة {OrganizationName} و{SurveyName} و{Field.CODE}. لكل حقل مخصص مستخدم اختر قيمة فارغة أو نصًا بديلًا باللغتين أو إلزاميًا (لا تُرسل الرسالة لمن لا يملك قيمة). أعد التحقق من القالب بعد تغيير الحقل المشار إليه أو حذفه.
اكتب نص الرسالة فقط. يضيف الخادم الرأس المميز وهوية المؤسسة وزر الدعوة الشخصي والتذييل. يجب أن يكون شعار البريد PNG/JPEG وألا يتجاوز 200 كيلوبايت. يُزال المحتوى غير الآمن للبريد. عاين اللغتين بالقيم التجريبية: المعاينة لا ترسل شيئًا ولا تستهلك الرصيد. رسالة الاختبار مختلفة: تستهلك رسالة من رصيدك ولا تدعو مستلمًا.
خطوات الحملة الأربع
- الاستبيان والخصوصية: اختر استبيانًا نشطًا يقبل المشاركين العامين ويستخدم الإكمال البسيط. اختر لغة الرسالة والجمع المعرّف أو المجهول. لا يتغير اختيار الخصوصية بعد الإرسال.
- الجمهور: اختر جميع جهات الاتصال أو مجموعات أو أشخاصًا محددين. يُحفظ نوع الجمهور المختار فقط. تُستبعد جهات الاتصال غير النشطة والمحذوفة، ولا تكرر المجموعات المتداخلة المستلمين. يُثبّت الجمهور عند الإرسال؛ لا تُدعى الإضافات اللاحقة تلقائيًا.
- الرسالة: اختر القالب واحفظه وراجع معاينته، بما فيها التعامل مع الحقول الإلزامية الناقصة.
- المراجعة والتأكيد: أرسل الآن أو جدْول بتوقيت المؤسسة المهيأ. حفظ المسودة لا يرسل شيئًا. ينشئ التأكيد دعوات شخصية؛ الجدولة لا تحجز سعة بريد مستقبلية.
عند استنفاد الرصيد تنتظر الرسائل غير المرسلة عودة السعة. يبقى سجلها متاحًا؛ شراء سعة أو بداية فترة جديدة لا يعني إرسالها مرتين.
المتابعة والتذكير والإيقاف
تعرض عمليات الإرسال الحالات وتقدم المستلمين والعمليات وأسباب الانتظار. يسجل سجل التسليم معالجة الرسائل. قبول خادم البريد لا يثبت وصول الرسالة إلى صندوق المستلم. يستهدف التذكير من لم يكمل ولديه دعوة مفتوحة، ويستبعد من لديه رسالة سابقة تنتظر. يمكنك تذكير مستلمين محددين أو جميع المؤهلين الآن أو بموعد مجدول.
قد تستأنف العملية المنتظرة عندما يصبح الاستبيان أو الوصول العام صالحًا. ألغها إذا لم ترد الاستئناف: يُبطل الإلغاء الدعوات ويوقف الرسائل غير المرسلة، ولا يمكن استرجاع بريد أُرسل. يمكن لضوابط المنصة والمؤسسة إيقاف الإرسال مؤقتًا بالصلاحية المناسبة. افحص سبب الانتظار المعروض بدل تكرار الإرسال.
فهم الخصوصية
تربط الحملات المعرّفة الاستجابات المكتملة بجهات الاتصال. تعرض المجهولة الحالات والإجماليات دون إظهار رابط الشخص بإجاباته، ولا تظهر استجاباتها في صفحات الاستجابات العادية. يبقى منع تكرار الدعوة تقنيًا؛ ليس ذلك وعدًا بإزالة كل ارتباط تقني داخلي.
المخولون فقط يستطيعون إدارة الاستجابات أو إعادة الدعوة. راجع حدود جهات الاتصال والتواصل قبل الإرسال الكبير.